VEDTÆGTER FOR
Roots Aarhus
Første udgave vedtaget på generalforsamlingen d. 24. april 2022
§ 1 Navn og hjemsted
Foreningens navn er Roots Aarhus. Foreningen er en almindelig forening med et almennyttigt formål. Hjemstedet er Aarhus kommune.
§ 2 Formål
Stk. 1 At understøtte, udbrede og udvikle traditionel og kontemporær folkemusik fra ind- og udland i Aarhus kommune.
Stk. 2 at igangsætte aktiviteter og arrangementer med rootsmusik fra forskellige kulturer. Foreningen prioriterer aktiviteter der normalt enten ikke foregår eller har underprioriterede forhold i Aarhus kommune.
Stk.3 At skabe en ramme omkring folkemusik, der er respektfuld og inkluderende på tværs af køn og etnicitet
§ 3 Medlemmer
Stk. 1 Som medlemmer kan optages alle.
Stk. 2 Medlemmer kan optages mod betaling af årligt kontingent.
Stk. 3 Medlemmer over 18 år har stemmeret til generalforsamlinger.
Stk. 4 Medlemmer bliver registreret i en database, som administreres af Roots Aarhus kasserer. Databasen er kun til foreningens interne brug og vil ikke blive videregivet.
§ 4 Ind- og udmeldelse
Indmeldelse sker skriftligt ved at følge den til enhver tid af bestyrelsen fastsatte indmeldelsesprocedure, som enten kan være via indmeldelsesblanket, i elektronisk form eller andet.
Ved indmeldelse anvises samtidig betalingsmetode.
Udmeldelse sker skriftligt til kassereren med 1 måneds varsel til udløb af en måned. Indbetalt kontingent refunderes ikke ved udmeldelse.
Medlemmer der ikke har betalt deres kontingent efter 30 dage udmeldes automatisk af foreningen.
§ 5 Kontingent
Stk. 1 Kontingentet fastsættes for 1 år ad gangen på den årlige generalforsamling for det kommende år. Bestyrelsen udarbejder forslag til beløb.
Stk. 2 Der betales årligt forud, og betalingsfrist fastsættes af kassereren. Foreningen forbeholder sig ret til at opkræve kontingent via en af kassereren valgt betalingsmetode.
Stk. 3 Bestyrelsesmedlemmer har fri entré til foreningens arrangementer i den periode, de er aktive i hvervet.
§ 6 Udelukkelse
Bestyrelsen kan ekskludere medlemmer der:
• Modarbejder foreningens formål og/eller som ikke følger foreningen vedtægter
• Dømmes for vold, gadeuorden, legemskrænkelse, narkotikahandel el.lign.
• Udviser krænkende-, racistisk- eller sexistisk adfærd
Vedkommende, der står overfor en eksklusion, skal dog inden bestyrelsen træffer sin afgørelse have haft lejlighed til at fremføre sit forsvar og kan kræve, at spørgsmålet om eksklusion afgøres på en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling.
§7 Bestyrelse og suppleanter
Stk. 1 Bestyrelse
Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse og repræsenterer denne i alle forhold.
Bestyrelsen består af: Formand
Næstformand
Sekretær
Kasserer
Bestyrelsesmedlem
Til bestyrelsen kan vælges medlemmer af foreningen, der opfylder kravene til stemmeret. Vedkommende skal møde personligt, eller der skal fremlægges skriftligt tilsagn om, at vedkommende er villig til opstilling.
Bestyrelsens medlemmer vælges af generalforsamlingen for 2 år ad gangen. Formand og kasserer vælges direkte af generalforsamlingen, således at formand er på valg i lige år og kasserer i ulige år. Resten af bestyrelsen vælges personligt for to år ad gangen. Bestyrelsen konstituerer sig selv med hensyn til næstformand, sekretær og menigt medlem.
Stk. 2 Bestyrelsesmøde
Bestyrelsesmøde afholdes mindst 1 gang i kvartalet eller hvis mindst 2 bestyrelsesmedlemmer finder det påkrævet. Bestyrelsesmøder indkaldes med mindst 1 uges varsel. Sekretæren er ansvarlig for dagsorden og referat.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og mindst 2 øvrige bestyrelsesmedlemmer er til stede på et rettidigt indkaldt bestyrelsesmøde. Beslutninger kan træffes ved almindeligt stemmeflertal, ved stemmelighed har formanden 2 stemmer.
Bestyrelsen fører referater med som minimum anførelse af dato, mødedeltagere og beslutninger. Referatet godkendes og underskrives fra møde til møde og er tilgængeligt for medlemmerne.
Bestyrelsesmøderne skal som minimum behandle:
1. Godkendelse af forrige referat
2. Opfølgning på opgaver
3. Økonomi, herunder regnskab og budget
4. Eventuelt
Stk. 3 Bestyrelsesfunktioner
Formand:
Formanden tegner foreningen udadtil. Formanden er tegningsansvarlig ved hævning af beløb på 2000kr. og derover.
Kasserer:
Kassereren er ansvarlig for foreningens regnskab og budgetudarbejdelse, herunder at føre løbende regnskab, som kan holdes op imod budgettet, samt afsluttende årsregnskab. Herudover vedligeholdelse og opdatering af medlemsregister, CVR-register, NemKonto samt varetagelse øvrige funktioner nævnt i §10 samt opkrævning af kontingent, betaling til KODA, betaling af regninger mv.
Sekretær:
Sekretæren er ansvarlig for udarbejdelse af dagsordener og referater i forbindelse med bestyrelsesmøder og generalforsamlinger. Herudover varetagelse af forefaldende kontorarbejde.
Herudover fordeler bestyrelsen opgaverne imellem sig.
Stk. 4 Valg af 2 suppleanter
Suppleanterne vælges for ét år ad gangen. Suppleanterne fordeles som 1. og 2. suppleant, enten ved frivillig aftale eller efter afstemning, hvor den, der får flest stemmer, bliver 1. suppleant.
Suppleanterne kan deltage i bestyrelsesmøder med taleret men uden stemmeret. Suppleanterne træder ind i nævnte rækkefølge i stedet for et bestyrelsesmedlem, hvis dette har varigt forfald.
Hvis en suppleant i løbet af året træder ind for formand eller kasserer, er denne post på valg ved næste generalforsamling. Herefter følges den fastsatte turnus for valg i lige og ulige år. Hvis en suppleant i løbet af året træder ind for et andet bestyrelsesmedlem end formand eller kasserer, følger denne valgperioden for det medlem, der suppleres for.
§ 8 Generalforsamling:
Generalforsamlingen er den højeste myndighed i alle foreningens anliggender. Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år i april måned og indkaldes af bestyrelsen med tre ugers varsel skriftligt og/eller på foreningens hjemmeside. Indkaldelse skal indeholde dagsorden. Forslag, der ønsket behandlet på generalforsamlingen, skal være sekretæren i hænde senest 8 dage før afholdelsen af denne. Dog skal forslag til vedtægtsændringer være sekretæren i hænde senest 14 dage før afholdelsen.
Foreningens reviderede og påtegnede årsregnskab samt bestyrelsens budgetforslag for det kommende år skal vedlægges indkaldelsen.
Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal omfatte følgende punkter:
1. Valg af dirigent
2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år fremlægges til godkendelse
3. Det reviderede regnskab for det forløbne år fremlægges til godkendelse
4. Bestyrelsens budgetforslag samt evt. planlagte aktiviteter for det kommende år fremlægges til godkendelse
5. Bestyrelsen fremlægger det af bestyrelsen foreslåede kontingent for det kommende år til godkendelse
6. Behandling af indkomne forslag
7. Valg af bestyrelse og suppleanter
8. Valg af revisorer
9. Eventuelt
Dirigenten, som ikke må være medlem af bestyrelsen, styrer generalforsamlingen og godkender efterfølgende sammen med formanden det af sekretæren udarbejdede referat.
Stemme – og valgbarhed har alle medlemmer over 18 år, der har været medlem af foreningen i de sidste 3 måneder før generalforsamlingen, og som ikke er i kontingentrestance.
Stemmeret kan kun udøves ved personligt fremmøde.
Generalforsamlingens beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal.
En vedtægtsændring vil blive forkastet hvis mindst 1/3 af de stemmeberettigede stemmer imod.
Afstemning finder sted ved håndsoprækning men kan være skriftlig og hemmelig, hvis 1 stemmeberettiget medlem på generalforsamlingen kræver det.
§ 9 Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af mindst 3 bestyrelsesmedlemmer.
Bestyrelsen skal ligeledes indkalde til ekstraordinær generalforsamling, når mindst 1/3 af de stemmeberettigede medlemmer eller et ekskluderet medlem skriftligt har anmodet herom. Den ekstraordinære generalforsamling skal i sådanne tilfælde finde sted senest 1 måned, efter at bestyrelsen har modtaget anmodningen.
Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling skal ske med min. 8 dages varsel, og indkaldelse skal ske skriftligt og på foreningens hjemmeside. Dagsorden skal fremgå af indkaldelsen.
§ 10 Regnskab og budget
Regnskabet fungerer som et projektregnskab, forstået således, at der laves særskilte regnskaber for de enkelte arrangementer.
Herudover laves et årsregnskab med de samlede aktiviteter.
Det samlede regnskab fremlægges årligt på generalforsamlingen.
Regnskabet revideres af den af generalforsamlingen valgte revisor.
Kassereren udarbejder foreningens årsregnskab samt udarbejder budgetforslag for det kommende år og fremlægger begge skriftligt til godkendelse på generalforsamlingen.
Foreningens regnskabsår er kalenderåret.
Årsregnskabet skal revideres, underskrives og om nødvendigt påtegnes med bemærkninger af den på forrige års generalforsamling valgte revisor før generalforsamlingen. Revisoren skal have regnskabet i hænde senest 5 uger før generalforsamlingens afholdelse. Revision, underskrift og evt. påtegning skal være afsluttet således, at det reviderede regnskab kan uddeles/udsendes sammen med indkaldelsen i kopi.
Kassereren fører kassebog over samtlige økonomiske bevægelser i en sådan form, at foreningens aktuelle økonomiske situation til enhver tid kan aflæses.
Regnskaberne skal være tilgængelige for medlemmer og bestyrelsen.
Revisoren kan når som helst forlange indblik i foreningens regnskab og beholdninger samt forlange nærmere oplysninger af kassereren og bestyrelsen. Revisoren skal straks påtale eventuelle uregelmæssigheder overfor bestyrelsen.
Tegning og hæftelse
Formand og kasserer tegner foreningen økonomisk. Kassereren kan betale de af bestyrelsen godkendte/aftalte regninger, elektronisk eller kontant mod dokumentation (bilag) med beløb op til 2000kr. Ligeledes kan der foretages hævninger på foreningens kort. Ved betalinger/hævninger over dette beløb, skal betalingen ”kontrasigneres” af formanden.
Foreningens medlemmer og bestyrelsesmedlemmer hæfter ikke personligt for de for foreningen indgåede forpligtelser, for hvilke alene foreningen hæfter med dens respektive formue.
Foreningens medlemmer har ikke nogen økonomisk forpligtigelse over for foreningen ud over kontingentforpligtelsen.
Foreningens medlemmer har ikke krav på nogen af del af formeningens formue eller udbytte af nogen art. Dog hæfter bestyrelsen personligt for, at de af foreningen modtagne kommunale tilskud anvendes i overensstemmelse med det grundlag, de er tildelt på.
§11 Øvrige foreningsvedtægter
Stk. 1 Arrangementer
Foreningen afholder koncerter, og kan derudover også afholde mindre festivaler. En festival defineres hertil som arrangementer med mere en én koncert, og hvortil der sælges billetter som giver entre til flere koncerter samtidigt.
Stk. 1.1 Koncerter
Foreningen har til hensigt at afholde mindst ti koncerter årligt, fordelt over mindst seks måneder.
Der tages entré til koncerterne. Entreen til de enkelte arrangementer, samt en eventuel rabat til medlemmerne, fastlægges af bestyrelsen.
I den årlige planlægning skal bestyrelsen have til hensigt at et bredt spektrum af roots genrer skal være repræsenterede i årets program af koncerter.
Stk. 1.2 Honorering af musikere
Omkostninger for musikere til kost, logi og transport ifm. arrangementer kan ikke føres direkte videre til foreningen uden kontraktlig aftale herom. Der vil, for hvert arrangement, skulle indgås specifikke aftaler.
Stk. 1.3 Øvrige udgifter i relation til arrangementer
Foreningen skal så vidt det er muligt baseres på frivilligt arbejde af medlemmerne. Dette inkluderer anstilling og oprydning, samt f.eks. madlavning, salg af entrebilletter, indkøb og salg af drikkevarer. Kørsel af musikere, evt. indlogering af musikere, samt afvikling af lyd og lys til koncerter.
Bestyrelsen vil arrangementsvis organisere foreningens medlemmer i frivilligt arbejde ifm. afholdelse af gældende engagement.
Stk. 1.4 Udvalg
Bestyrelsen har mulighed for at nedsætte arrangementsudvalg. Udvalgene udarbejder forslag til arrangementer og indleverer disse forslag til bestyrelsen. Bestyrelsen kan derudover uddelegere arrangementsrelaterede opgaver til udvalgene.
Stk. 2 Foreningens overskud
Da foreningen er en almennyttig forening, investeres et eventuelt løbende overskud i nye arrangementer.
Stk. 3 Materiel ejendom
Foreningen ejer IKKE materiel ejendom, såsom udstyr til scenelyd og -lys.
Stk. 4 Tilladelse til offentliggørelse af fotos
Billeder, video ol. taget i forbindelse med foreningens arrangementer kan blive brugt offentligt samt i reklamemæssige øjemed.
Stk. 5 Forsikring
Foreningen har IKKE forsikringer.
Foreningen kan ikke bringes til at hæfte for skader på udstyr som er lånt til foreningen af foreningens medlemmer eller af andre. Sådanne skader vil, såfremt relevant, skulle dækkes af privat ansvarsforsikring.
Stk. 6 Organisering
Foreningen kan frit samarbejde med andre foreninger og institutioner.
Stk. 7 Æresmedlemmer
Bestyrelsen kan indstille æresmedlemmer til godkendelse på generalforsamlingen. Som æresmedlemmer kan udnævnes personer, der har eller har haft betydning for foreningen, og som ikke er medlem af bestyrelsen.
Stk. 8 Dataregler
Indmeldelse i foreningen betragtes som et samtykke til, at foreningen anvender persondata i sin administration, herunder elektroniske data til medlemskartotek, elektroniske indbetalinger ol. Samtykke omfatter ligeledes håndtering af data som indtastning, sletning mv.
Ethvert medlem har ret til at blive oplyst om enhver behandling af de personlige data, til at se sine data samt til at blive slettet. Ønsker man sletning, er det dog ikke længere muligt at være medlem af foreningen.
Bestyrelsen er ansvarlig for, at der ikke indsamles flere oplysninger end nødvendigt samt at overflødige data slettes så hurtigt som muligt.
Ved indgåelse af aftaler med f.eks. hjemmesideleverandør indgås samtidig en aftale om ansvar i forhold til ovenstående.
Det er ikke muligt at indgå aftale med Facebook. Hvis medlemmet ønsker at være med i foreningens Facebookgruppe, er det således på eget ansvar mht. datasikkerhed.
Foreningen er til enhver tid forpligtiget til at overholde gældende regler for datasikkerhed, udstukket af datatilsynet (GDPR)
Stk. 9 Generelle foreningsregler, oplysninger og krav til medlemmer
§12 Foreningens opløsning
Roots Aarhus kan kun opløses på en ekstraordinær generalforsamling, hvortil der er indkaldt med dette punkt særskilt på dagsordenen. Desuden kræves, at mindst 4/5 af de stemmeberettigede medlemmer er fremmødt, og at mindst 4/5 af disse de fremmødte stemmer for en opløsning af foreningen.
Såfremt et sådant møde ikke er beslutningsdygtigt på grund af for få fremmødte, skal der indkaldes til en ny generalforsamling med 14 dages varsel, hvor spørgsmålet afgøres med mindst 4/5 majoritet af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer.
Ved foreningens opløsning, skal evt. formue gå til almennyttige formål der styrker musik- og kulturliv i Aarhus kommune.